Pagkatapos mong tapusin ang isang project, kailangan mong mag-send ng invoice para makuha ang iyong bayad. Pero maraming baguhang freelancer ang hindi alam kung paano gumawa ng propesyonal na invoice — o mas malala, nagpapadala ng simpleng screenshot ng amount na dapat bayaran.
Ang propesyonal na invoice ay hindi lang isang billing document — ito ay patunay ng iyong professionalism at nagpoprotekta sa iyo kung may dispute man tungkol sa bayad. Naghanda kami ng dalawang libreng invoice templates para sa mga Pinoy freelancers — isang Taglish version para sa local clients at isang English version para sa international clients.
Invoice vs Proposal: Ang proposal ay ipinapadala BAGO magsimula ng trabaho para ipakita ang iyong plano at presyo. Ang invoice naman ay ipinapadala PAGKATAPOS ng trabaho o bago mag-deliver ng final output para humingi ng bayad. Dalawa itong magkaibang dokumento na kailangan ng bawat freelancer.
Pumili ng Invoice Template
Dalawang versions ang available — Taglish para sa local Filipino clients at English para sa international clients. Pareho ay may PHP at USD amount fields.
- Invoice number at petsa
- Due date at payment terms
- Line items na may quantity at rate
- Subtotal, tax (opsyonal), total
- GCash, BPI, Maya payment details
- BIR-aware na notes
- Invoice number at date
- Due date at payment terms
- Line items with quantity and rate
- Subtotal, tax (optional), total in USD
- PayPal, Wise, Payoneer details
- Late payment policy note
I-preview ang mga Template
I-click ang bawat tab para makita ang preview ng invoice template bago i-download.
| Paglalarawan ng Serbisyo | Qty | Rate | Halaga |
|---|---|---|---|
| [hal. Social Media Management — Mayo 2026] | 1 | [₱15,000] | [₱15,000] |
| [hal. Content Creation — 20 posts] | [20] | [₱500/post] | [₱10,000] |
| [Dagdag na serbisyo kung mayroon] |
| Description | Qty | Rate | Amount |
|---|---|---|---|
| [e.g. Social Media Management — May 2026] | 1 | [$250 USD] | [$250 USD] |
| [e.g. Content Creation — 20 posts] | [20] | [$10/post] | [$200 USD] |
| [Additional service if any] |
Paano Gamitin ang Invoice Template
-
1
I-download ang tamang template — Taglish para sa local clients, English para sa international. I-open ang PDF at i-recreate sa Google Docs o Microsoft Word para ma-edit.
-
2
Mag-set ng invoice numbering system — Gamitin ang format na INV-[TAON]-[NUMBER] hal. INV-2026-001. Palakihin ang number para sa bawat bagong invoice. Ito ay mahalaga para sa record-keeping at BIR purposes.
-
3
Palitan ang lahat ng placeholder — I-fill in ang iyong impormasyon, ang impormasyon ng client, ang mga serbisyo, at ang halaga. I-double check ang lahat ng numero bago ipadala.
-
4
I-set ang due date — Ang standard ay 7-14 days mula sa invoice date para sa international clients, at 3-7 days para sa local clients. Huwag kalimutang ilagay ang due date para may malinaw na deadline ang client.
-
5
I-export bilang PDF at ipadala — Sa Google Docs, File, Download, PDF Document. I-attach sa email o i-send via Wise, PayPal, o GCash billing feature kung available.
BIR Note: Bilang isang registered freelancer sa Pilipinas, ang iyong invoices ay kailangang ma-record para sa tax purposes. Ang dating "Official Receipt" ay tinatawag nang "Service Invoice" na ngayon sa ilalim ng EOPT Law (RA 11976). Para sa kumpletong guide sa BIR registration at tax obligations bilang freelancer, basahin ang aming BIR Registration Guide para sa Freelancers.
Mga Madalas na Tanong (FAQ)
Kailangan ba ng official receipt o service invoice sa bawat transaction?
Sa ilalim ng EOPT Law (RA 11976), ang dating "Official Receipt" ay pinalitan na ng "Service Invoice" para sa mga service providers tulad ng freelancers. Kung ikaw ay registered sa BIR, kailangan mong mag-issue ng Service Invoice sa bawat transaction. Kung hindi ka pa registered, basahin ang aming BIR Registration Guide para malaman kung kailan ka required mag-register.
Paano kung hindi magbayad ang client sa due date?
Una, mag-send ng polite follow-up email na nag-re-remind sa client tungkol sa outstanding invoice. Kung hindi pa rin nagbabayad pagkatapos ng ilang follow-ups, pwede kang mag-impose ng late payment fee kung nakalagay ito sa iyong invoice o contract. Para sa mas detalyadong guide, basahin ang aming guide sa paano harapin ang late-paying clients.
Dapat bang maglagay ng tax sa invoice?
Depende ito sa iyong BIR registration status. Kung registered ka bilang self-employed at nagbabayad ng 8% flat tax, hindi mo kailangang mag-charge ng VAT sa iyong clients hanggang hindi mo naabot ang ₱3 million annual gross income threshold. Para sa mas detalyadong impormasyon, kumonsulta sa iyong accountant o bisitahin ang BIR.gov.ph.
Ano ang tamang invoice numbering system?
Ang pinaka-common na format ay INV-[TAON]-[SEQUENTIAL NUMBER] hal. INV-2026-001, INV-2026-002, at iba pa. Ang mahalaga ay consistent ka at hindi mo paulit-ulit ang parehong invoice number. Ang sequential numbering ay mahalaga rin para sa BIR record-keeping kung ikaw ay registered.
Pwede bang mag-send ng invoice bago pa matapos ang trabaho?
Oo — para sa monthly retainer work, normal na mag-send ng invoice sa simula o sa katapusan ng bawat buwan. Para sa project-based work, ang invoice ay karaniwang ipinapadala bago mag-deliver ng final output para matanggap ang final payment bago i-release ang files. Ang downpayment invoice naman ay ipinapadala bago pa magsimula ng trabaho.
Paano mag-issue ng invoice para sa international clients?
Gamitin ang English invoice template sa itaas. I-denominate ang amount sa USD at ilagay ang iyong PayPal, Wise, o Payoneer details bilang payment method. Huwag kalimutang ilagay ang invoice number bilang payment reference para madaling i-match ang incoming payment sa tamang invoice.
Handa Ka Na Bang Mag-invoice nang Propesyonal?
Ang magandang invoice ay nagpapakita ng professionalism at nagpoprotekta sa iyo bilang freelancer. Para sa kumpletong guide sa lahat ng payment methods available para sa Pinoy freelancers, basahin ang aming Complete Payment Guide para sa Pinoy Freelancers.
At huwag kalimutan — kung gusto mong simulan ang trabaho nang may payment protection, ang mga platform tulad ng Zinn Hub ay may built-in na sistema na nagse-secure ng bayad ng client bago ka pa magsimula ng trabaho.